Sie können Katalogdaten als XLSX-Datei exportieren, bearbeiten und wieder importieren. Vor der Übernahme prüft PHAERO die Datei und zeigt erkannte Änderungen sowie mögliche Konflikte an.

Export

Für den Export benötigen Sie die Berechtigung als Organisationsadministrator. Öffnen Sie im Katalog die gewünschte Kategorie und wählen Sie XLSX Export. Der Export steht erst zur Verfügung, wenn eine Kategorie ausgewählt ist.

PHAERO erstellt eine XLSX-Datei mit den Einträgen der ausgewählten organisationsbezogenen Kategorie. Referenzfelder werden mit den hinterlegten Bezeichnungen und Dropdown-Listen ausgegeben. Falls für die Kategorie noch keine eigenen Einträge vorhanden sind, kann die Datei als Vorlage mit den verfügbaren Spalten und gegebenenfalls einem Beispiel verwendet werden.

Datei vorbereiten

Bearbeiten Sie möglichst eine zuvor exportierte XLSX-Datei. Behalten Sie die vorhandenen Spalten und die Struktur der Datei bei.

• Ändern Sie bestehende Zeilen direkt in der Datei.
• Fügen Sie für neue Einträge eine weitere Zeile hinzu und füllen Sie diese aus.
• Entfernen Sie eine Zeile, wenn der zugehörige Eintrag gelöscht werden soll.
• Wählen Sie Referenzfelder, beispielsweise Material, über die hinterlegten Dropdown-Listen aus.

Die maximale Dateigröße beträgt 10 MB.

Import und Vorschau

Für den Import benötigen Sie die Berechtigung als Organisationsadministrator. Wählen Sie im Katalog die gewünschte Kategorie und anschließend XLSX Import. Importiert wird die XLSX-Datei für die ausgewählte Kategorie.

PHAERO verarbeitet die Datei zunächst und prüft die enthaltenen Daten. Während der Verarbeitung wird der Status XLSX wird verarbeitet... angezeigt. Bei Fehlern sehen Sie die Anzahl der gefundenen Fehler sowie jeweils die betroffene Zeile, das betroffene Feld und eine Fehlermeldung. Korrigieren Sie die XLSX-Datei und starten Sie den Import anschließend erneut.

Wenn die Prüfung erfolgreich ist, zeigt die Vorschau eine Zusammenfassung mit gelöschten, geänderten, neuen und unveränderten Einträgen. Bei unveränderten Dateien wird Keine Änderungen erkannt. angezeigt. Die Vorschau dient dazu, die erkannten Änderungen vor der Übernahme zu prüfen.

Konflikte

Gelöschte Einträge werden in der Vorschau gesondert gekennzeichnet. Wenn ein gelöschter Eintrag noch verwendet wird, zeigt PHAERO die Nutzungshäufigkeiten und die betroffenen Verwendungsarten an.

Geänderte Einträge können in der Vorschau aufgeklappt werden. Für jedes geänderte Feld werden die bisherigen und die neuen Werte gegenübergestellt. Neue Einträge werden ebenfalls gesondert ausgewiesen.

Das Entfernen einer Zeile aus der XLSX-Datei führt beim Übernehmen des Imports zur Löschung des zugehörigen organisationsbezogenen Eintrags. Verweise in eigenen Projekten werden dabei nicht automatisch angepasst und können als nicht mehr auflösbare Verweise bestehen bleiben.

Öffentliche Katalogeinträge und deren Verwaltung sind nicht Bestandteil des regulären organisationsbezogenen XLSX-Austauschs.